Hemos visto muchas formas en que las empresas intentan asegurar estaciones de trabajo. Algunas confían en políticas estrictas de contraseñas. Otras invierten en reconocimiento facial o escáneres de huellas dactilares. Muchas aún dependen de temporizadores de inactividad o recuerdan a los usuarios que presionen Win + L antes de alejarse. Estos enfoques pueden parecer adecuados en teoría, pero rara vez resisten en el uso real.

En Hideez, trabajamos con equipos que necesitan proteger el acceso sin ralentizar a nadie. Con el tiempo, un enfoque ha demostrado ser más simple y coherente: vincular el acceso a la presencia física. Si el usuario está presente, la sesión permanece activa. Si se aleja, la estación de trabajo se bloquea, lo que elimina la necesidad de temporizadores o pasos manuales, y reduce el riesgo de error humano.

En este artículo, analizaremos cómo funciona la autenticación por proximidad en entornos reales y cómo las organizaciones en industrias reguladas la utilizan para equilibrar usabilidad y control.

Por qué los métodos manuales a menudo fallan

La mayoría de las organizaciones ya tienen alguna forma de política de acceso a estaciones de trabajo, normalmente una combinación de requisitos de contraseña, tiempos de espera de sesión y recordatorios para bloquear las pantallas antes de alejarse. Una sesión típica de inicio de sesión podría verse así:

• Un empleado se acerca a una estación de trabajo compartida.

• Introduce una contraseña y/o completa un segundo paso de autenticación.

• Al finalizar, se espera que cierre sesión o bloquee manualmente la estación antes de alejarse.

El bloqueo manual depende completamente del hábito. Funciona cuando los usuarios recuerdan hacerlo, pero falla cuando olvidan, se distraen o asumen que "alguien más lo hará". Los temporizadores intentan cerrar esa brecha, pero tampoco son perfectos. Si el intervalo es demasiado corto, los usuarios quedan bloqueados a mitad de una tarea. Si es demasiado largo, los sistemas permanecen abiertos y expuestos.

En entornos compartidos, el problema se agrava a gran escala. Un solo dispositivo puede ser utilizado por múltiples personas por turno, cada una con diferentes niveles de acceso y responsabilidades. Garantizar que cada sesión termine de forma segura —sin depender de la memoria o temporizadores— se vuelve más difícil de aplicar, especialmente en industrias reguladas como la salud o la manufactura, donde los registros de acceso y el control de sesión no son opcionales.

El bloqueo inteligente de estaciones de trabajo basado en proximidad traslada esa responsabilidad del usuario al sistema. Si el usuario se aleja, la sesión se cierra automáticamente.

¿Cómo funciona?

Hideez admite acceso sin contraseñas tanto en estaciones de trabajo compartidas como personales. Los empleados pueden utilizar un autenticador móvil o una llave de seguridad física, ambas actúan como dispositivos de proximidad y admiten diferentes flujos de inicio de sesión según el entorno.

En configuraciones compartidas, el uso de la tecnología Tap and Go es el más común: el usuario toca su teléfono o llave cerca de un adaptador Bluetooth para desbloquear una estación. En máquinas personales, el desbloqueo por proximidad puede activarse automáticamente cuando el usuario entra en el rango —sin contacto ni entrada desde el teclado. También se puede configurar el inicio de sesión automático en aplicaciones web o sistemas heredados, lo que acelera los flujos de trabajo sin reducir la seguridad.

El bloqueo por proximidad se basa en la intensidad de la señal Bluetooth, medida con alta precisión. Los sistemas anteriores basados en Bluetooth a menudo tenían dificultades en espacios reducidos, activando bloqueos o desbloqueos inesperados cuando los dispositivos estaban cerca pero no en uso. Lo resolvemos con umbrales de distancia ajustables, precisos al centímetro, para que solo el usuario deseado permanezca activo en el momento adecuado.

Detrás de escena, Hideez se integra con tu infraestructura de identidad existente, incluyendo Microsoft Entra, Active Directory y proveedores populares de SSO. Agrega una capa física de control a la gestión de accesos y permite eliminar contraseñas por completo, incluso en sistemas que no fueron diseñados para acceso sin contraseña. Esto incluye servicios en la nube, software de escritorio y herramientas internas antiguas que aún dependen de inicios de sesión con credenciales.

Bloqueo por proximidad en dispositivos Windows: Casos reales

En la práctica, el inicio de sesión por proximidad significa diferentes cosas en diferentes contextos. Lo que funciona para una enfermera que se mueve entre estaciones no será útil en una fábrica donde diez usuarios comparten un solo PC, o en una oficina gubernamental con hardware obsoleto y poca disposición al cambio.

A continuación, algunos ejemplos reales de cómo organizaciones en diferentes industrias abordaron el control de acceso y las formas específicas en que Hideez se adaptó a lo que ya ocurría en el lugar.

• 🏥 Caso de estudio #1: Salud
• 🏭 Caso de estudio #2: Entorno de producción
• 🏛️ Caso de estudio #3: Agencia gubernamental

🏥 Salud: Autenticación sin contacto y cumplimiento

En un entorno hospitalario, el personal a menudo se desplaza entre salas, inicia sesión en estaciones compartidas y accede a diferentes sistemas EHR durante el día. Ese flujo de trabajo suele implicar una combinación de tarjetas inteligentes, tokens y inicios de sesión manuales, lo que ralentiza el proceso y aumenta el riesgo de sesiones abiertas.

Un hospital en EE.UU. consolidó múltiples sistemas de inicio de sesión con llaves Hideez. El personal ahora utiliza la misma llave para abrir puertas seguras, desbloquear estaciones Windows con Tap & Go y autenticarse tanto en sistemas médicos locales como en la nube, bloqueándolos automáticamente al alejarse, incluso en máquinas compartidas. Esto ayudó a reducir el tiempo de autenticación entre turnos, disminuir la carga de TI relacionada con la gestión de múltiples sistemas de acceso y fortalecer el control de sesiones conforme a los estándares HIPAA.

🏭 Manufactura: Autenticación sin conexión en estaciones compartidas

Los entornos de manufactura varían ampliamente en cómo manejan el acceso de usuarios. Algunos siguen marcos más estrictos como CMMC, mientras que otros adoptan un enfoque más flexible, permitiendo por ejemplo dispositivos personales en el lugar.

Un ejemplo es una instalación farmacéutica que necesitaba gestionar el acceso a estaciones de trabajo durante turnos rotativos, zonas estériles y cobertura limitada de internet. El personal compartía regularmente terminales para confirmar operaciones a través de software local, a menudo usando equipo de protección.

El sistema Hideez funcionaba completamente sin conexión, se integraba con Active Directory y admitía bloqueo y desbloqueo por proximidad, permitiendo mantener el acceso seguro y auditabilidad incluso cuando diez o más usuarios dependían de la misma máquina.

🛡️ Sector Público: Reducción de complejidad en entornos de alto riesgo

Las organizaciones del sector público suelen ser blanco de phishing y otros ataques, pero muchos empleados no están preparados para manejar herramientas de seguridad complejas. En nuestro caso, una agencia gubernamental reemplazó llaves de seguridad físicas de otro proveedor por la aplicación móvil de Hideez para simplificar el inicio de sesión y reducir costos generales.

La mayoría de las estaciones de trabajo en la agencia estaban asignadas a usuarios individuales, pero los niveles de acceso variaban. El sistema Hideez permitió a los administradores configurar métodos de autenticación según roles de usuario: las cuentas con más privilegios continuaron utilizando llaves físicas, mientras que la mayoría usó inicio de sesión por proximidad con la aplicación móvil.

Cada caso es único – Exploremos el tuyo

Como muestran los ejemplos anteriores, el bloqueo de computadoras basado en proximidad no es solo una función aplicada de la misma forma en todos los casos. Su funcionamiento depende completamente del contexto: el tipo de usuarios, el entorno y los sistemas a los que necesitan acceder.

Si estás explorando la autenticación por proximidad en tu organización, estaremos encantados de analizar tu escenario más a fondo y ofrecerte un período de prueba gratuito con acceso a nuestras herramientas. Es una oportunidad para evaluar qué funciona mejor en tu entorno, con tus restricciones, y con tus usuarios. Encontrarás un formulario corto a continuación – complétalo y nuestro equipo se pondrá en contacto para ayudarte a explorar las opciones.