Proteger sus archivos es crucial, ya que nunca puede ser demasiado cuidadoso al proteger datos valiosos de intrusos no deseados. Su contraseña es la última línea de defensa entre sus datos y aquellos de quienes desea mantenerlos privados.
En una de nuestras páginas anteriores, hablamos sobre cómo proteger un archivo o carpeta con contraseña. Esa página ofreció información detallada e incluso guías paso a paso sobre cómo encriptar un archivo con contraseña para máxima seguridad. Para descubrir más contenido con soluciones de encriptación, puede consultar nuestro contenido sobre autenticación sin contraseña.
Esta página tiene como objetivo ampliar lo que comenzamos con la primera y ofrecer aún más información detallada y específica sobre cómo proteger archivos con una contraseña. Esta vez, nos centraremos en cómo proteger diferentes tipos de archivos, además de compartir con usted algunos consejos adicionales útiles. Siga leyendo para aprender cómo proteger con contraseña archivos en su computadora.
Cómo Proteger Archivos de Excel con una Contraseña
Aunque proteger archivos en Excel es muy sencillo, la mayoría de los usuarios de Excel, desafortunadamente, no configuran ninguna protección con contraseña. Si desea asegurar su trabajo e información en Excel, hemos redactado una guía paso a paso simple. Aquí le explicamos cómo proteger archivos con una contraseña:
- Seleccione la opción “Archivo” y luego “Información”.
- Elija “Proteger libro”.
- Escoja la opción “Cifrar con contraseña”.
- Introduzca la contraseña que seleccionó y haga clic en “OK”.
- Verifique la contraseña y confírmela en la casilla “Volver a ingresar contraseña”.
- Seleccione “OK” para finalizar el proceso.
Aunque estos pasos son muy simples de seguir, hay algunas cosas importantes que debe recordar antes de configurar una contraseña para su archivo de Excel. Lo más importante es que Microsoft no proporciona ninguna herramienta para recuperar contraseñas olvidadas.
Además, estos pasos cubren únicamente la protección a nivel de archivo. No ofrecen protección de libro o de hoja de trabajo. En cuanto a esta última, en particular, la protección de hoja no está diseñada como una función de seguridad.
Cómo Proteger Archivos Zip con una Contraseña
Al comprimir archivos en formato Zip, está ahorrando espacio de almacenamiento limitado y facilitando su transferencia entre dispositivos, eliminando tiempos de espera. Además, el formato Zip es ampliamente reconocido como una gran forma de guardar archivos.
Para proteger sus archivos Zip con una contraseña, hay varias maneras de hacerlo. Puede usar aplicaciones populares como WinRAR y 7-Zip o usar el Sistema de Encriptación de Archivos de Windows 10 (EFS). Si no está seguro de cuál elegir, hemos preparado guías de configuración de contraseñas para cada una de las tres opciones.
Cómo Configurar una Contraseña en WinRAR
WinRAR ha estado disponible desde mediados de los años 90 y es fácilmente la aplicación más popular que le permite crear y controlar archivos .zip. Lo mejor de todo es que es completamente gratuita. Aquí le explicamos cómo bloquear archivos con una contraseña en WinRAR:
- Abra el archivo .zip que desea proteger.
- Seleccione la opción “Herramientas” en el menú de encabezado.
- En el menú desplegable que se abre, elija la opción “Convertir archivos”.
- Cuando aparezca la ventana emergente, haga clic en “Compresión”.
- Seleccione “Establecer contraseña”.
- Cuando se le solicite, introduzca la contraseña y luego vuelva a introducirla para su verificación.
- Haga clic en “OK” y luego en “Sí” cuando se le pida confirmar.
- Espere a que WinRAR aplique la contraseña y haga clic en “Cerrar” para finalizar la configuración de la contraseña.
Cómo Configurar una Contraseña en 7-Zip
7-Zip es un archivador de archivos de código abierto versátil y personalizable. Su ventaja sobre WinRAR es que está disponible para Windows, Linux y macOS, mientras que los productos de WinRAR en estas dos últimas plataformas solo están disponibles en la línea de comandos. Si desea configurar una contraseña usando 7-Zip, aquí le explicamos cómo hacerlo:
- Haga clic derecho en el archivo que desea proteger con contraseña.
- En el menú expandido, seleccione “7-Zip” y luego “Agregar al archivo”.
- Cuando se abra la nueva pestaña, navegue hasta la sección “Encriptación”.
- Introduzca y vuelva a introducir su contraseña.
- Haga clic en “OK” para crear un archivo .zip protegido por contraseña.
Configuración de una Contraseña en Windows 10 EFS
Por último, si tiene una versión Pro de Windows 10 o mejor, puede usar el Sistema de Encriptación de Archivos para encriptar su archivo .zip y generar una clave de desencriptación. Aquí le explicamos cómo hacerlo:
- Haga clic derecho en el archivo .zip que desea proteger con contraseña.
- Seleccione “Propiedades”.
- En la ventana emergente, haga clic en el botón “Avanzado”.
- Marque la casilla junto a “Cifrar contenido para proteger los datos” y haga clic en “OK” para confirmar.
- Se le pedirá que elija entre “Cifrar el archivo y su carpeta principal (recomendado)” o “Cifrar solo el archivo”. Elija la que prefiera.
- Haga clic en “OK” para finalizar el proceso.
Si decide utilizar esta opción, es recomendable configurar una copia de seguridad de su clave de desencriptación. Si pierde la clave de desencriptación, el proceso de recuperación es muy complejo y desafiante.
Cómo Proteger Archivos PDF con una Contraseña
En cuanto a la protección de archivos PDF con una contraseña, es importante hacer una distinción entre dos acciones: proteger con contraseña un documento PDF firmado digitalmente y proteger con contraseña documentos PDF escaneados. Al igual que con la forma anterior de protección con contraseña, repasaremos ambas opciones.
Cómo Proteger con Contraseña Documentos PDF Firmados Digitalmente
Aunque proteger con contraseña un documento PDF firmado digitalmente puede sonar como una tarea desalentadora, el proceso es bastante simple. Solo necesita seguir estos pasos:
- Abra el archivo PDF que desea proteger con contraseña.
- Seleccione “Archivo” luego “Imprimir” luego “Adobe PDF” y finalmente “Imprimir” de nuevo.
- Escriba el nombre del archivo cuando se le pida y haga clic en el botón “Guardar”.
- Se abrirá la pestaña “Adobe PDF - Seguridad”.
- Marque la casilla junto a “Requerir una contraseña para abrir el documento”.
- Escriba su contraseña y luego vuelva a escribirla cuando se le solicite.
- Haga clic en “OK” para completar la configuración.
Cómo Proteger con Contraseña Documentos PDF Escaneados
Si desea proteger con contraseña un documento PDF escaneado, el proceso compartirá algunos pasos similares, pero también incluirá algunas acciones distintas que debe seguir. Aquí le explicamos cómo proteger con contraseña un documento PDF escaneado:
- Abra el PDF que desea proteger y vaya a “Herramientas”.
- Seleccione “Protección” luego “Cifrar” y elija “Cifrar con contraseña”.
- Marque la casilla junto a “Requerir una contraseña para abrir el documento”.
- Escribe la contraseña que deseas usar.
- En el menú desplegable “Compatibilidad”, selecciona la versión de Acrobat.
- Debajo del menú desplegable, elija una de las opciones de encriptación.
- Haga clic en “OK” y vuelva a escribir su contraseña cuando se le pida.
- Finalmente, haga clic en “OK” nuevamente para guardar su documento protegido.
Cómo Proteger Archivos en Google Drive con Contraseña
Antes de profundizar en esta parte de la guía, debemos enfatizar que realmente no hay una forma de proteger con contraseña sus archivos en Google Drive. Esto se debe a que sus archivos de Google Drive ya están protegidos por una contraseña, una que utiliza para iniciar sesión en su cuenta de Google y acceder a todos los servicios de Google.
Desde una perspectiva de seguridad, esto es una espada de doble filo. Por un lado, puede compartir de manera segura y conveniente los archivos que desea compartir y mantener privados otros archivos. Por otro lado, si alguien hackea su cuenta de Google, obtiene acceso instantáneo a todos los servicios de Google Drive.
Entonces, aunque Google Drive puede mantenerle bastante seguro, configurar la protección no sigue un patrón similar a los anteriores. En este caso, debe adoptar un enfoque proactivo para proteger su cuenta de Google.
¿Cuáles son los pasos tangibles que puede tomar para proteger sus archivos en Google Drive?
Lo más importante que puede hacer para proteger sus archivos de Google Drive es entender cómo funcionan los permisos de Google y establecer sus preferencias en consecuencia. De esta manera, puede proteger sus archivos limitando la cantidad de personas que tienen acceso a ellos.
Por ejemplo, puede adaptar permisos precisos a nivel de equipo e individual, para que se otorguen diversas opciones de acceso y edición en función de su nivel de confianza. A este respecto, hay tres opciones principales:
- Espectador - El usuario con este nivel de permiso solo puede ver el archivo compartido.
- Comentador - Los usuarios marcados con este nivel pueden ver y comentar en el archivo, pero no pueden hacer ningún cambio ni compartir el archivo con otros.
- Editor - El nivel de acceso más alto, permite a los usuarios cambiar y editar el archivo, aceptar o rechazar sugerencias de edición y compartir el archivo con otros usuarios.
Aunque no tiene la opción de implementar más contraseñas, el sistema de permisos de Google aún le otorga un gran control. Es muy simple y personalizable, e incluso le brinda la opción de revocar el acceso cuando ya no desea compartir el archivo.
Implementar un Gestor de Contraseñas − El Paso Definitivo para Proteger Archivos con Contraseña
Proteger sus archivos con una contraseña es una excelente manera de asegurar una mejor seguridad. Pero, hay una manera aún mejor de asegurar sus datos mientras simplifica sus prácticas de gestión de contraseñas, todo de una sola vez. Esta es usar un gestor de contraseñas avanzado.
Un gestor de contraseñas como el Hideez Key 5 puede asegurar una protección de contraseña de primer nivel para todos los archivos locales, incluidas carpetas locales, archivos PDF, archivos de Excel, archivos de Notepad y otros documentos. Además, puede proteger sus cuentas en cualquier sitio web y servicio en línea.
Esta pequeña pero capaz llave de seguridad llena automáticamente sus inicios de sesión y contraseñas con solo presionar un botón. Puede generar contraseñas nuevas y seguras, e incluso servir como un método principal de autenticación de dos factores (2FA). Además, incluye una práctica etiqueta RFID para abrir cerraduras de puertas habilitadas para RFID.
Además de todas estas características, el precio asequible de $49 hace de esta herramienta de seguridad integral la mejor solución para una protección completa. Compre el Hideez Key 5 hoy y tome el control total de su privacidad y seguridad de datos.
