Für moderne Anwaltskanzleien ist IT-Support kein "Nice-to-have" – sondern eine strategische Notwendigkeit. Ob Sie nun als Einzelanwalt arbeiten oder Teil eines großen juristischen Teams sind – der richtige Tech-Stack kann Arbeitsabläufe optimieren, Mandantendaten sichern und bessere Ergebnisse ermöglichen. Die Rechtsbranche bewegt sich in einem risikoreichen Umfeld, in dem Vertraulichkeit und Compliance aufeinandertreffen. Deshalb darf Technologie nicht hinterherhinken.
Anwaltskanzleien sind zunehmend attraktive Ziele für Cyberkriminelle. Sie verfügen über große Mengen sensibler Daten – von personenbezogenen Informationen (PII) bis hin zu Finanzunterlagen und vertraulichen Fallakten. Laut der American Bar Association haben fast 30 % der Kanzleien einen Sicherheitsverstoß erlebt – ein deutlicher Hinweis darauf, dass grundlegende Schutzmaßnahmen nicht mehr ausreichen.
Bei Hideez sind wir darauf spezialisiert, phishingresistente, passwortlose Authentifizierungslösungen für regulierte Branchen – einschließlich juristischer Dienstleistungen – bereitzustellen. Unsere Plattform hilft Anwaltskanzleien dabei, sensible Daten zu sichern, den Zugriff zu steuern und Compliance-Anforderungen mühelos zu erfüllen. Für kleine und mittelgroße Kanzleien bieten wir eine kostenlose passwortlose Authentifizierungslösung, um sicheren Fernzugriff zu ermöglichen, Mandantendaten zu schützen und Schwachstellen traditioneller Passwörter zu eliminieren.
In diesem Leitfaden erläutern wir, was spezialisierter IT-Support für Kanzleien wirklich bedeutet – und wie Sie Lösungen auswählen, die sowohl zu Ihren betrieblichen als auch sicherheitstechnischen Anforderungen passen.
Die speziellen IT-Anforderungen von Anwaltskanzleien verstehen
Anwaltskanzleien agieren in einem Umfeld mit hohem Risiko und strengen Compliance-Anforderungen, in dem generischer IT-Support oft nicht ausreicht. Juristische Fachkräfte benötigen maßgeschneiderte Technologiedienstleistungen, die über Standard-Fehlerbehebungen hinausgehen – Lösungen, die mit dem betrieblichen Tempo und der regulatorischen Last der Branche Schritt halten.
Im Zentrum der juristischen IT-Bedürfnisse stehen zwei unverhandelbare Anforderungen: Datensicherheit und Compliance. Der Schutz sensibler Mandantendaten ist nicht nur eine bewährte Praxis – sondern eine ethische und oft auch rechtliche Verpflichtung. Diese Verpflichtung zu erfüllen bedeutet, fortschrittliche Sicherheitsprotokolle zu implementieren – von Verschlüsselung und Prüfpfaden bis hin zu phishingresistenter Authentifizierung ohne gemeinsame Geheimnisse.
Über die Sicherheit hinaus verlassen sich juristische Abläufe auf eine Vielzahl spezialisierter Softwarelösungen – von Kanzlei- und Fallmanagement-Plattformen bis hin zu Dokumentenkontrolle und juristischer Buchhaltungssoftware. Der Support dieser Tools erfordert einen Partner, der ihre Komplexität versteht und sie reibungslos am Laufen hält.
Ausfallzeiten sind keine Option. Gerichtstermine, Fristen für Beweismittel und Einreichungspläne warten auf niemanden. Wie im Legal Trends Report 2022 hervorgehoben wird, ist Remote-Arbeit nach der Pandemie zur Norm geworden. Weniger Tage im Büro bedeuten, dass sicherer Fernzugriff zur Standardausstattung gehört – nicht zur Notlösung.
Und dann gibt es noch die Notfallwiederherstellung. Eine Kanzlei ohne Datenkontinuitätsplan ist nur einen Sicherheitsvorfall oder Hardwareausfall davon entfernt, das Vertrauen ihrer Mandanten zu verlieren – oder im schlimmsten Fall ein Risiko für Berufspflichtverletzungen einzugehen. Aus diesem Grund muss juristischer IT-Support eine Geschäftskontinuitätsplanung beinhalten, die so robust ist wie die Prozessstrategie der Kanzlei.
Standard-IT-Anbieter bieten möglicherweise allgemeine Lösungen an, aber juristische Praxen benötigen spezialisierte Partner, die die Schnittstelle zwischen Recht und Technologie verstehen – und eine sichere, konforme und widerstandsfähige Infrastruktur bereitstellen können.
Inhouse- vs. ausgelagerte IT-Support-Modelle
Die Wahl des richtigen IT-Support-Modells ist eine strategische Entscheidung für Anwaltskanzleien – eine, die sich direkt auf Sicherheit, Leistung und Kostenkontrolle auswirkt. Jede Herangehensweise bringt ihre eigenen Kompromisse mit sich. Diese Unterschiede zu verstehen ist entscheidend, um die IT-Infrastruktur an die Anforderungen der modernen juristischen Praxis anzupassen.
Interne IT-Abteilungen
Traditionell setzen größere Kanzleien auf interne IT-Abteilungen für sofortigen, vor Ort verfügbaren Support. Dieses Modell bietet zwar direkte Kontrolle und schnelle Reaktionszeiten, bringt jedoch mehrere zentrale Herausforderungen mit sich:
Hohe Kosten — Die Einstellung von festangestellten IT-Mitarbeitern verursacht erhebliche Gemeinkosten: Gehälter, Sozialleistungen, Schulungen und Ausrüstung. Auch wenn ein Gehalt von 70.000 USD zunächst günstig erscheint, wird schnell klar, dass damit weder tiefgreifende Expertise noch 24/7-Verfügbarkeit abgedeckt ist.
Wissenslücken — IT in der Rechtsbranche erfordert spezialisiertes Know-how. Internes Personal hat oft keine tiefgehende Erfahrung mit Nischenplattformen wie PCLaw oder neuen Cybersicherheitsmethoden, was Lücken im Risikomanagement hinterlässt.
Skalierungsprobleme — Eine Erweiterung während Fusionen, Wachstumsphasen oder der Einführung neuer Systeme ist mit einem festen Personalbestand schwierig. Interne Teams kommen ohne zusätzliche Einstellungen schnell an ihre Grenzen.
Single Points of Failure — Wenn IT-Wissen bei nur ein oder zwei Personen liegt, können Abwesenheiten oder Kündigungen den Support zum Erliegen bringen. Wie ein Experte sagt: „Eine Person kann nur so viel leisten.“
Managed Service Provider (MSPs)
Viele Anwaltskanzleien setzen mittlerweile auf Managed Service Provider für ausgelagerten, fachkundigen IT-Support. Dieses Modell bietet zahlreiche operative und sicherheitstechnische Vorteile:
Kosteneffizienz — MSPs ersetzen unvorhersehbare IT-Kosten durch konstante monatliche Abrechnungen und eliminieren so Aufwand und Komplexität bei der Rekrutierung, Schulung und Bindung interner Mitarbeiter.
Breitere Fachkompetenz — MSP-Teams decken verschiedene Fachbereiche ab – Netzwerke, Sicherheit, Compliance und juristische Software – und bieten so umfassenden Support, den kein einzelner Mitarbeiter leisten kann.
Skalierbare Ressourcen — Sie müssen den Support für eine neue Fachgruppe oder eine Cloud-Migration ausweiten? MSPs passen sich bedarfsgerecht an – ganz ohne lange Einstellungszyklen.
Proaktives Management — Erstklassige MSPs beheben nicht nur Probleme – sie verhindern sie. Ständige Überwachung und Patch-Management schützen Ihre Kanzlei vor Ausfällen und Cyberangriffen.
Vertrautheit mit juristischer Software — Im Gegensatz zu allgemeinen IT-Anbietern bringen spezialisierte juristische MSPs Erfahrung mit wichtigen Tools wie Clio, ProLaw, Tabs3 und anderen mit – das verkürzt die Einarbeitung und verhindert Fehlkonfigurationen.
Cloud-basierte Lösungen
Die fortschrittlichsten Kanzleien kombinieren heute ausgelagerten IT-Support mit Cloud-Infrastruktur für mehr Agilität und Ausfallsicherheit:
Private Clouds — Speziell für juristische Umgebungen entwickelt, bieten private Clouds dedizierte virtuelle Server, die Fallmanagement und Mandantendaten hosten. Anbieter übernehmen Installation, Datenmigration und komplette Wartung.
Unterstützung für Remote-Arbeit — Da hybride Arbeitsmodelle zur Norm geworden sind, bieten Cloud-Plattformen sicheren, jederzeit verfügbaren Zugriff auf Mandantendaten und interne Systeme – unabhängig vom Standort.
Geringerer Wartungsaufwand — Cloud-Computing reduziert Serverwartung und Notfallwiederherstellung und bietet hohe Verfügbarkeit, starke Verschlüsselung und zentrales Management – ohne lokale Infrastruktur.
Applikationsspezifische Expertise — Die richtigen Cloud-Partner verstehen juristische Technologien – nicht nur Cloud-Mechanismen. Ihre Kompetenz stellt sicher, dass Ihre Software reibungslos läuft – ohne Kompatibilitätsprobleme oder Performance-Einbußen.
Unverzichtbare IT-Dienstleistungen für Anwaltskanzleien
Umfassende Sicherheitslösungen
Anwaltskanzleien bleiben attraktive Ziele für Cyberangriffe. Die Menge sensibler Daten – Fallakten, Finanzinformationen, Mandantenkommunikation – erfordert einen mehrschichtigen Sicherheitsansatz. Effektiver IT-Support umfasst:
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) — Passwörter allein reichen nicht mehr aus. MFA blockiert unbefugten Zugriff selbst bei kompromittierten Zugangsdaten – besonders bei Nutzung phishingresistenter Methoden wie Passkeys oder FIDO2-Tokens.
E-Mail-Verschlüsselung — Sichere Kommunikation ist die Grundlage des Mandantenschutzes. E-Mail-Verschlüsselung schützt Nachrichten während der Übertragung vor Abfangen.
Erweiterter Bedrohungsschutz — Echtzeitüberwachung und verhaltensbasierte Analysen helfen dabei, Bedrohungen zu erkennen, bevor sie zu Sicherheitsvorfällen werden – und stoppen Ransomware, Credential Stuffing und Insider-Bedrohungen an der Quelle.
Sensibilisierungsschulungen zur Sicherheit — Menschliches Fehlverhalten bleibt die Hauptursache für Sicherheitsverletzungen. Regelmäßige Schulungen helfen Mitarbeitern, Phishing, Social Engineering und andere Angriffsvektoren zu erkennen.
Compliance-Management — Juristische IT muss HIPAA, DSGVO und andere regulatorische Rahmenwerke je nach Zuständigkeit und Mandantenkreis unterstützen. IT-Anbieter sollten die Einhaltung durch automatisierte Richtlinien und prüfbare Kontrollen sicherstellen.
Support für juristische Software
Die meisten allgemeinen IT-Anbieter beschränken sich auf Desktop-Support und Microsoft 365 – aber Anwaltskanzleien verlassen sich auf ein ganzes Ökosystem spezialisierter Tools. Juristische IT-Partner sollten vollständigen Support für folgende Systeme bieten:
Praxismanagementsysteme — Software wie Clio, MyCase, ProLaw und PracticePanther bilden die Grundlage des Kanzleibetriebs. Diese Tools müssen integriert, gewartet und optimiert – nicht nur installiert – werden.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) — Plattformen wie iManage, NetDocuments und LexWorkplace verwalten das wertvollste Gut der Kanzlei: Wissen. Eine ordnungsgemäße Einrichtung stellt sicher, dass Teams schnell und sicher auf Fallakten zugreifen können – auch verteilt.
Zeiterfassungs-, Abrechnungs- & Buchhaltungstools — Von PCLaw und Tabs3 bis hin zu TimeSolv und QuickBooks Legal – diese Systeme steuern den Cashflow und die Mandantenabrechnung. Ein juristisch versierter IT-Partner weiß, wie man sie unterstützt, ohne den Betrieb zu stören.
Unterstützung für Remote-Arbeit
Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Im Jahr 2022 verbrachte der durchschnittliche Anwalt nur 13 Tage pro Monat im Büro – das Supportpersonal sogar noch weniger. Anwaltskanzleien benötigen Fernzugriffslösungen, die keine Kompromisse bei Sicherheit oder Leistung eingehen:
Virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI) — VDI bietet konsistente, sichere Desktops, auf die Anwälte von überall aus zugreifen können – mit den gleichen Konfigurationen, Anwendungen und Sicherheitsrichtlinien.
Sicherer VPN-Zugang — Ein Muss für Remote-Mitarbeiter. VPNs verschlüsseln den gesamten Datenverkehr zwischen Endgerät und Kanzleinetzwerk – und schützen so sensible Informationen.
Cloud-basierte Dokumentenspeicherung — Tools wie SharePoint oder private Cloud-Lösungen ermöglichen es Anwälten, Dokumente von jedem Gerät aus sicher zu nutzen und zu bearbeiten – ohne Datenrisiken.
Zusammenarbeitsplattformen — Richtig konfiguriert für juristische Workflows, verbessern Tools wie Microsoft Teams die Echtzeit-Kommunikation, Videokonferenzen und die gemeinsame Dokumentenbearbeitung standortübergreifend.
Mobile Device Management (MDM) — Da juristische Arbeit zunehmend mobil erfolgt, sorgt MDM für Verschlüsselung, Fernlöschung und Zugriffskontrollen, um Kanzleidaten zu schützen.
Proaktive Systemwartung
Reaktiver Break-Fix-Support ist veraltet und riskant. Moderne IT für Anwaltskanzleien muss proaktiv sein – Risiken identifizieren, Leistung sichern und Störungen vorbeugen, bevor sie auftreten:
24/7-Überwachung — Ständige Überwachung von Systemen, Servern und Endpunkten erkennt Anomalien frühzeitig – und senkt das Risiko teurer Ausfallzeiten.
Automatisiertes Patch-Management — Regelmäßige Sicherheitsupdates werden termingerecht und ohne Nutzungsunterbrechung eingespielt – bekannte Schwachstellen werden rasch geschlossen.
Optimierung der Systemleistung — Schnelle, reaktionsfreudige Systeme steigern die Produktivität von Anwälten. Der IT-Support sollte die Infrastruktur feinjustieren, um wachsende Anforderungen zu bewältigen.
Kapazitätsplanung — Speicher- und Rechenanforderungen verändern sich. IT-Partner sollten helfen, Infrastruktur-Upgrades vorausschauend zu planen, bevor Engpässe entstehen.
Hardware-Lebenszyklusmanagement — Vom Laptop bis zum Server: proaktive Austauschzyklen verhindern unerwartete Hardware-Ausfälle und Leistungseinbrüche.
Den richtigen IT-Partner für Ihre Kanzlei auswählen
Spezialisierte juristische Expertise. Das wichtigste Auswahlkriterium ist Branchenerfahrung. Anwaltskanzleien haben einzigartige Arbeitsabläufe, Vertraulichkeitsanforderungen und regulatorische Verpflichtungen. Ihr IT-Partner muss diese verstehen.
Fragen Sie nach juristischen Referenzen — Wie viele Kanzleien betreut der Anbieter aktuell? Ein erfahrener Anbieter kann konkrete Kanzleien nennen, Fallstudien vorlegen und typische juristische IT-Herausforderungen erläutern.
Anwendungskompetenz prüfen — Unterstützt der Anbieter Ihre Systeme – z. B. Clio, Tabs3, NetDocuments oder PracticePanther? Viele behaupten Branchenspezialisierung, aber haben kaum Erfahrung im Rechtsbereich.
Engagement in der juristischen Community prüfen — Partnerschaften mit Anwaltskammern und Beteiligung an Legal-Tech-Gruppen zeigen nachhaltiges Engagement im Rechtssektor.
Nach Kanzlei-Empfehlungen fragen — Bitten Sie um Kontakte zu ähnlich großen Kanzleien in ähnlichen Rechtsgebieten. Sprechen Sie direkt mit diesen über Support, Updates und Sicherheitsmanagement.
Service Level Agreements (SLAs). Ein gut formuliertes SLA legt genau fest, was wann geliefert wird. Akzeptieren Sie keine vagen Aussagen. Achten Sie auf diese Details:
Garantierte Reaktionszeiten — Wie schnell beginnt ein Techniker wirklich mit der Problemlösung – nicht nur mit der Ticketbearbeitung?
Verpflichtende Lösungszeiten — Gibt es maximale Zeiträume für die Behebung kritischer Ausfälle oder Softwareprobleme?
Verfügbarkeitsgarantien — Wie hoch ist die zugesagte Betriebszeit? Führende MSPs bieten 99,9 % oder mehr.
Eskaltionswege — Was passiert, wenn ein Problem bestehen bleibt? Gibt es klare Eskalationsstufen und Verantwortlichkeiten?
Leistungsberichte — SLAs sollten monatliche oder vierteljährliche Berichte über die Erfüllung der Leistungsversprechen enthalten.
Sicherheitszertifikate. Wenn es um Mandantendaten geht, muss Ihr IT-Anbieter Sicherheit genauso ernst nehmen wie Sie. Fragen Sie nicht nur nach Tools – prüfen Sie Richtlinien und Zertifizierungen.
Wichtige Zertifikate — Achten Sie auf SOC 2, ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Nachweise für etablierte Sicherheitspraktiken.
Branchenspezifisches Compliance-Wissen — Kennt der Anbieter ABA-Regeln, HIPAA, DSGVO oder lokale Datenschutzanforderungen?Personalüberprüfung — Werden Techniker auf Vorstrafen überprüft und regelmäßig in Cybersicherheit geschult?
Prozess bei Sicherheitsvorfällen — Was passiert bei einem möglichen Verstoß? Wer reagiert, wie schnell und wie wird Ihr Datenbestand während der Behebung geschützt?
Lieferantenrisikomanagement — Der Anbieter nutzt wahrscheinlich Drittanbietertools. Prüfen Sie, ob er deren Sicherheit ebenso sorgfältig bewertet wie die eigene.
Preismodell. Kosten sollten nicht der einzige Faktor sein – aber Transparenz ist Pflicht. Ein planbares Preismodell hilft Ihrer Kanzlei beim Budgetieren und schützt vor ungewolltem Mehraufwand.
All-inclusive vs. gestaffelte Preise — Was ist in der Grundgebühr enthalten? Welche Leistungen (z. B. Support außerhalb der Geschäftszeiten, Projektarbeit) werden extra berechnet?
Projektbezogene Arbeit — Wie werden Implementierungen, Cloud-Migrationen oder Sicherheits-Upgrades kalkuliert und umgesetzt?
Hardwarekosten — Ist gemanagte Hardware inbegriffen oder erfolgt separate Abrechnung für Laptops, Firewalls und Server?
Skalierbarkeit — Wie verändert sich der Preis bei wachsender Mitarbeiterzahl? Achten Sie auf flexible Abrechnungsmodelle, die Ihr Wachstum unterstützen.
Vertragsflexibilität — Seien Sie vorsichtig bei mehrjährigen Laufzeiten. Die besten Anbieter bieten monatliche Verträge mit klaren Kündigungsklauseln – so bleibt Ihre Kanzlei flexibel.
Transformieren Sie die Authentifizierung Ihrer Kanzlei mit Hideez
Unabhängig davon, welche IT-Infrastruktur Ihre Kanzlei nutzt – internes Team, MSP oder cloudbasiert – eines ist zentral: Sie müssen den Zugang zu sensiblen Daten absichern. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff und Kontenmissbrauch ist keine IT-Option, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit.
Genau hier kommt die Hideez Identity Cloud ins Spiel. Sie ist eine speziell entwickelte Identity- & Access-Management-Plattform (IAM), die moderne Authentifizierungsstandards erfüllt – ganz ohne Passwortkomplexität.
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PC-Anmeldung ohne Passwort
Zugang zu Web-Apps per Passkey, mobiler App oder FIDO2-Schlüssel
Integrierten Phishing-Schutz und Schutz sensibler Anmeldeinformationen
Arbeitsplatzsperre per Näheerkennung, wenn Benutzer sich entfernen
Minimale IT-Hilfe – keine Tickets für Passwortzurücksetzungen oder verlorene Zugangsdaten mehr
Das Beste: Hideez erfordert keine externen Anbieter oder Berater. Die Einrichtung ist schnell, unkompliziert und lässt sich vollständig intern verwalten – selbst von Kanzleien ohne eigenes IT-Team. Und das Beste – für Teams mit bis zu 20 Benutzer*innen kostenlos, und für größere Kanzleien nur 3 $ pro Benutzer und Monat. Sie erhalten eine voll ausgestattete IAM-Lösung mit sicherer PC-Anmeldung, passwortlosem Zugriff, Phishing-Schutz und Compliance-Funktionen – alles in einer Plattform.
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