Як надіслати безпечну електронну пошту в Outlook? Поради щодо максимального захисту

How to send secure email in Outlook

Шифрування електронної пошти звучить як щось надскладне, що можуть зрозуміти лише технічно підковані користувачі. Більше того, багато користувачів онлайн вважають, що шифрування електронної пошти для них не важливе, оскільки вони не ведуть онлайн-бізнес або не надсилають регулярно цінну інформацію електронною поштою.

Однак, якщо ви використовуєте служби електронної пошти Microsoft Outlook для бізнесу, спілкування, розваг чи будь-яких інших цілей, ви повинні знати, як захистити електронні листи та знати, що вам потрібно зробити, щоб вся ваша інформація завжди була захищений. У цій статті ми надамо вам цінні поради та підказки щодо максимального захисту та поділимося корисними вказівками щодо надсилання безпечної електронної пошти в Outlook.

Як захистити електронну пошту Outlook Короткий посібник із надсилання безпечної електронної пошти Outlook за допомогою S/MIME

Провайдер електронної пошти Microsoft Outlook сумісний зі стандартним протоколом S/MIME, так само як і провідний у галузі сервіс електронної пошти Gmail. Отже, найкращий і найпростіший спосіб додати додатковий захист і захищену електронну пошту в Outlook — увімкнути цю функцію.

Для цього потрібно трохи попрацювати, але, на щастя, Microsoft окреслила докладні кроки щодо налаштування шифрування S/MIME в Outlook. Коротше кажучи, щоб налаштувати S/MIME, вам потрібно буде отримати «сертифікат», який є цифровим ідентифікатором від адміністратора вашої організації/бізнесу. Після цього ви можете встановити та запустити протокол, використовуючи всі переваги шифрування S/MIME.

Крім того, S/MIME також відкриває двері для інших зручних функцій безпеки. Після встановлення ви можете налаштувати різні параметри відповідно до ваших уподобань. Наприклад, ви можете налаштувати S/MIME на шифрування всього вмісту, який ви надсилаєте. Крім того, ви можете додати цифровий підпис до всіх своїх вихідних повідомлень.

Шифрування S/MIME дуже гнучке, оскільки воно дає змогу шифрувати або цифрово підписувати окремі електронні листи, залежно від того, кому ви їх надсилаєте. Це дуже корисно, якщо ви надсилаєте його користувачеві електронної пошти, у якого для облікового запису не ввімкнено S/MIME. Він сповіщає вас про те, що одержувач потенційно не зможе побачити зашифроване повідомлення, тому ви можете вимкнути S/MIME для цього конкретного електронного листа та переконатися, що він бачить вміст, який ви йому надсилаєте.

Додаткові відомості про надсилання зашифрованих електронних листів у Outlook

Якщо ви вирішили налаштувати S/MIME для свого облікового запису Outlook і таким чином захистити свою електронну пошту, перед цим потрібно звернути увагу на кілька інших речей. Ось кілька важливих речей, які слід пам’ятати під час налаштування S/MIME в Outlook:

  • Для використання цієї функції потрібен Internet Explorer 9 або новішої версії, як відправник і одержувач.
  • Шифрування S/MIME застосовується лише до одержувачів у вашій організації. Будь-хто інший, хто отримає зашифрований лист Outlook, не зможе його розшифрувати.
  • Якщо хоча б один із ваших одержувачів має сертифікат S/MIME, Outlook надішле зашифровану електронну пошту всім призначеним одержувачам, незалежно від того, чи в когось ще не ввімкнено цю функцію.
  • Якщо ви надсилаєте незашифрований, але підписаний електронний лист одержувачу за межами вашої організації, він зможе прочитати його вміст, але не зможе перевірити підпис.

Кілька додаткових порад щодо захисту ваших електронних листів Outlook

Окрім використання стандартних додаткових функцій безпеки або навіть використання окремої програми електронної пошти, ви можете переконатися, що надсилаєте безпечні електронні листи за допомогою Microsoft Outlook, застосувавши кілька простих і цінних загальних порад. Ось п’ять основних речей, які ви можете застосувати для надсилання безпечних електронних листів за допомогою Outlook:

Використовуйте безпечні паролі

Хоча існують розширені функції, які можна застосувати для кращого захисту електронної пошти, надсилання безпечних листів у Microsoft Outlook починається з самих основ. І, коли справа доходить до цього, використання надійних та унікальних паролів займає перше місце в списку. На жаль, більшість користувачів електронної пошти не приділяють достатньої уваги, коли створюють свої паролі.

З огляду на найпоширеніші рекомендації, ви повинні використовувати унікальний пароль довжиною щонайменше 12 символів. Що ще важливіше, він не повинен складатися з будь-яких очевидних фраз або особистої інформації, яку будь-хто може дізнатися.

Виконайте додаткові дії із захисту паролем

Якщо ви коли-небудь задавалися питанням: «як надіслати безпечний електронний лист і які кроки потрібно зробити, щоб це забезпечити», відповідь проста. Ви можете виконати деякі додаткові дії, щоб підвищити безпеку свого облікового запису Outlook.

Наприклад, запровадження кількох із цих порад щодо захисту Outlook у вашому обліковому записі Outlook додасть значної безпеки загалом.Більшість із цих кроків досить прості, і ви можете швидко завершити процес, навіть якщо ви не дуже технічний користувач.

Дізнайтеся, як розпізнати спроби фішингу

Фішинг – це поширена практика шахрайства в Інтернеті, яка полягає в надсиланні електронних листів, що містять шахрайські посилання, щоб обдурити нічого не підозрюючих користувачів, щоб вони передали свої облікові дані зловмисникам. З роками фішингові атаки розвивалися, і сьогодні їх розпізнати дуже складно.

Однак є кілька простих вказівок, на які можна зосередитися, які допоможуть розпізнати спроби фішингу. Якщо у вас є хоч найменші підозри щодо достовірності отриманого електронного листа, вам слід спочатку перевірити деякі потенційні ознаки.

Якщо невідомий відправник закликає вас терміново висловлюватися, вимагає від вас особисту інформацію, пропонує щось, що звучить занадто добре, щоб бути правдою, або містить підозрілі посилання чи вкладення, ви можете стати об’єктом фішингової атаки та слід уникати подальшої взаємодії з електронною поштою.

Налаштувати двоетапну перевірку

Сьогодні кожен онлайн-користувач, який піклується про безпеку, повинен мати двофакторну автентифікацію в обліковому записі Microsoft та всіх інших онлайн-профілях. Принцип двофакторної автентифікації досить простий, оскільки вам потрібно лише налаштувати додатковий пристрій або додаток для отримання підказок, коли ви хочете ввійти до свого облікового запису Outlook.

Крім того, ми рекомендуємо уникати 2FA на основі SMS. Натомість вам слід використовувати програму, як-от програму Microsoft Mobile Phone Authenticator або апаратний ключ безпеки. З огляду на останнє, ось наша остання порада щодо того, як переконатися, що кожна електронна пошта Outlook захищена.

Використовуйте апаратний пристрій безпеки

Нарешті, мабуть, найкращий спосіб захистити все та переконатися, що ви надсилаєте безпечні електронні листи, – це використовувати апаратні ключі безпеки. Якісний апаратний ключ безпеки, як-от Ключ Hideez, може служити низці дуже вигідних цілей.

Насамперед, це може захистити вашу електронну пошту від фішингових атак. Наприклад, якщо ви натиснете посилання на фішинг у шахрайському електронному листі, ключ Hideez не дозволить вам ввести свої облікові дані, фактично запобігаючи фішинговому сайту від шкоди.

Крім того, ключ Hideez може генерувати паролі, сумісні з NIST. Це дозволяє вам пропустити другий фактор автентифікації та використовувати ключ Hideez безпосередньо в Microsoft Outlook та на всіх інших ваших улюблених сайтах. Ви можете імпортувати свої облікові дані для входу до Hideez Key за допомогою програми Hideez Client  і ввести їх одним натисканням кнопки.

Нарешті, ключ Hideez дозволяє блокувати або розблокувати комп’ютер Windows на основі Bluetooth. Хоча це не стосується безпосередньо нашої основної теми, це ще одна функція безпеки, яка поєднує зручність і безпеку, щоб забезпечити максимальний захист, не впливаючи на роботу користувачів.

Корпоративна версія рішення безпеки Hideez також доступна з безкоштовною 30-денною пробною версією.

.