E-Mail-Verschlüsselung klingt nach etwas Superkompliziertem, das nur technisch versierte Benutzer verstehen könnenDarüber hinaus glauben viele Online-Benutzer, dass E-Mail-Verschlüsselung für sie nicht wichtig ist, da sie kein Online-Geschäft betreiben oder wertvolle Informationen nicht regelmäßig per E-Mail versenden
Egal, ob Sie Microsoft Outlook-E-Mail-Dienste für geschäftliche, Kommunikations-, Unterhaltungs- oder andere Zwecke verwenden, Sie sollten wissen, wie Sie E-Mails sichern und wissen, was Sie tun müssen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Informationen immer geschützt sindIn diesem Artikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für maximalen Schutz und geben hilfreiche Tipps für den sicheren E-Mail-Versand in Outlook
So sichern Sie Outlook-E-Mails – Kurzanleitung zum Senden von sicheren Outlook-E-Mails mit S/MIME
Der E-Mail-Anbieter Microsoft Outlook ist mit dem standardmäßigen S/MIME-Protokoll kompatibel, ähnlich wie der branchenführende E-Mail-Dienst GmailDie beste und einfachste Möglichkeit, zusätzlichen Schutz und sichere E-Mails in Outlook hinzuzufügen, besteht darin, diese Funktion zu aktivieren
Dies erfordert ein wenig Arbeit, aber zum Glück hat Microsoft detaillierte Schritte zum Einrichten der S/MIME-Verschlüsselung in Outlook beschriebenKurz gesagt, um S/MIME einzurichten, müssen Sie vom Administrator Ihrer Organisation/Ihres Unternehmens ein „Zertifikat“ erhalten, bei dem es sich um eine digitale ID handeltDanach können Sie das Protokoll installieren und ausführen und dabei die S/MIME-Verschlüsselung voll ausnutzen
Darüber hinaus öffnet S/MIME auch die Tür für andere praktische SicherheitsfunktionenNachdem Sie es installiert haben, können Sie verschiedene Optionen basierend auf Ihren Vorlieben anpassenBeispielsweise können Sie S/MIME so einstellen, dass alle von Ihnen gesendeten Inhalte verschlüsselt werdenAlternativ können Sie allen Ihren ausgehenden Nachrichten eine digitale Signatur hinzufügen
S/MIME-Verschlüsselung ist sehr flexibel, da Sie einzelne E-Mails verschlüsseln oder digital signieren können, je nachdem, an wen Sie sie sendenDies ist sehr nützlich, wenn Sie es an einen E-Mail-Benutzer senden, für dessen Konto S/MIME nicht aktiviert istEs benachrichtigt Sie, dass der Empfänger die verschlüsselte Nachricht möglicherweise nicht sehen kann, sodass Sie S/MIME für diese bestimmte E-Mail deaktivieren und sicherstellen können, dass sie den Inhalt sehen, den Sie ihnen senden
Zusätzliche Wissenswerte zum Senden verschlüsselter E-Mails in Outlook
Wenn Sie sich entschieden haben, S/MIME für Ihr Outlook-Konto einzurichten und Ihre E-Mails auf diese Weise zu sichern, müssen Sie vorher noch einige andere Dinge beachtenHier sind einige wichtige Dinge, die Sie beim Einrichten von S/MIME in Outlook beachten sollten:
- Sie benötigen Internet Explorer 9 oder höher, um diese Funktion sowohl als Absender als auch als Empfänger zu verwenden
- S/MIME-Verschlüsselung gilt nur für Empfänger innerhalb Ihrer OrganisationJeder andere, der eine verschlüsselte Outlook-E-Mail erhält, kann sie nicht entschlüsseln
- Wenn mindestens einer Ihrer Empfänger über ein S/MIME-Zertifikat verfügt, sendet Outlook die verschlüsselte E-Mail an alle beabsichtigten Empfänger, unabhängig davon, ob jemand anderes diese Funktion nicht aktiviert hat
Ein paar zusätzliche Tipps zum Schutz Ihrer Outlook-E-Mails
Neben der Verwendung von standardmäßigen zusätzlichen Sicherheitsfunktionen oder sogar der Verwendung einer eigenständigen E-Mail-App können Sie sicherstellen, dass Sie sichere E-Mails mit Microsoft Outlook senden, indem Sie ein paar einfache und wertvolle allgemeine Tipps anwendenHier sind die fünf wichtigsten Dinge, die Sie implementieren können, um sichere E-Mails mit Outlook zu senden:
Verwenden Sie sichere Passwörter
Obwohl es sicherlich erweiterte Funktionen gibt, die Sie für eine bessere E-Mail-Sicherheit implementieren können, beginnt das Senden sicherer E-Mails in Microsoft Outlook mit den GrundlagenUnd wenn es darum geht, steht die Verwendung starker und eindeutiger Passwörter ganz oben auf der ListeLeider schenken die meisten E-Mail-Benutzer der Erstellung ihrer Passwörter nicht genug Aufmerksamkeit
Wenn Sie sich die am weitesten verbreiteten Empfehlungen ansehen, sollten Sie ein eindeutiges Passwort verwenden, das mindestens 12 Zeichen lang istNoch wichtiger ist, dass es nicht aus offensichtlichen Sätzen oder persönlichen Informationen bestehen sollte, die jeder herausfinden kann
Führen Sie zusätzliche Kennwortschutzmaßnahmen durch
Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben: „Wie versendet man eine sichere E-Mail und welche Schritte müssen Sie unternehmen, um dies sicherzustellen?“, ist die Antwort einfachSie können einige der zusätzlichen Schritte ausführen, um die Sicherheit Ihres Outlook-Kontos zu verbessern
Wenn Sie beispielsweise einige dieser Tipps zum Schutz von Outlook in Ihr Outlook-Konto implementieren, wird die Sicherheit insgesamt erheblich erhöhtDie meisten dieser Schritte sind ziemlich einfach und Sie können den Vorgang schnell abschließen, selbst wenn Sie kein sehr technischer Benutzer sind
Erfahren Sie, wie Sie Phishing-Versuche erkennen
Phishing ist eine gängige Online-Betrugspraxis, bei der E-Mails mit betrügerischen Links versendet werden, um ahnungslose Benutzer dazu zu bringen, ihre Anmeldeinformationen an Angreifer weiterzugebenIm Laufe der Jahre haben sich Phishing-Angriffe weiterentwickelt und können heutzutage sehr schwer zu erkennen sein
Dennoch gibt es einige einfache Hinweise, auf die Sie sich konzentrieren können und die Ihnen dabei helfen, Phishing-Versuche zu erkennenWenn Sie auch nur den geringsten Verdacht hinsichtlich der Glaubwürdigkeit der erhaltenen E-Mail haben, sollten Sie zunächst einige potenzielle Warnsignale überprüfen
Wenn der unbekannte Absender Sie mit dringenden Worten auffordert, persönliche Informationen von Ihnen verlangt, etwas anbietet, das zu gut klingt, um wahr zu sein, oder verdächtige Links oder Anhänge enthält, könnten Sie das Ziel eines Phishing-Angriffs sein und sollten eine Interaktion vermeiden mit der email nicht weiter
Richten Sie die Bestätigung in zwei Schritten ein
Heutzutage sollte jeder sicherheitsbewusste Online-Benutzer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für sein Microsoft-Konto und alle anderen Online-Profile eingerichtet habenDas Prinzip der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ziemlich einfach, da Sie nur ein zusätzliches Gerät oder eine App einrichten müssen, um Aufforderungen zu erhalten, wenn Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto anmelden möchten
Darüber hinaus empfehlen wir, SMS-basierte 2FA zu vermeidenStattdessen sollten Sie eine App wie die Microsoft Mobile Phone Authenticator-App oder einen Hardware-Sicherheitsschlüssel verwendenIn Anbetracht letzterer ist hier unser letzter Tipp, wie Sie sicherstellen können, dass jede Outlook-E-Mail sicher ist
Verwenden Sie ein Hardware-Sicherheitsgerät
Zu guter Letzt ist der wohl beste Weg, alles zu schützen und sicherzustellen, dass Sie sichere E-Mails versenden, die Verwendung von Hardware-SicherheitsschlüsselnEin hochwertiger Hardware-Sicherheitsschlüssel, wie der Hideez Key, kann eine Reihe von sehr vorteilhaften Zwecken erfüllen
In erster Linie kann es Ihre E-Mails vor Phishing-Angriffen schützenWenn Sie beispielsweise in einer betrügerischen E-Mail auf einen Phishing-Link klicken, können Sie mit Hideez Key Ihre Anmeldeinformationen nicht eingeben, wodurch die Phishing-Site effektiv daran gehindert wird, Ihnen Schaden zuzufügen
Außerdem kann der Hideez Key NIST-konforme Passwörter generierenAuf diese Weise können Sie Ihren zweiten Authentifizierungsfaktor überspringen und den Hideez Key direkt in Microsoft Outlook und all Ihren anderen Lieblingsseiten verwendenSie können Ihre Anmeldedaten mit der App Hideez Client in Hideez Key importieren und mit nur einem Tastendruck eingeben
Zu guter Letzt können Sie mit dem Hideez Key Ihren Windows-Computer basierend auf Bluetooth-Nähe sperren oder entsperrenDies bezieht sich zwar nicht direkt auf unser Hauptthema, ist aber eine weitere Sicherheitsfunktion, die Komfort und Sicherheit kombiniert, um maximalen Schutz zu bieten, ohne die Benutzererfahrung zu beeinträchtigen
Enterprise-Version der Hideez-Sicherheitslösung ist auch als kostenlose 30-Tage-Testversion verfügbar
